Welke financiële verplichtingen heb ik als ik personeel in dienst neem?

Op het brutoloon van uw werknemers houdt u loonbelasting en sociale premies in. De feitelijke personeelskosten zijn hoger dan het brutoloon.

Werkgeverslasten en sociale lasten
U betaalt als werkgever de zogenaamde werkgeverslasten: 8% vakantiegeld en een deel van de sociale lasten. De sociale lasten bestaan met name uit premies voor de WW/WIA, de inkomensafhankelijke bijdrage voor de zorgverzekeringswet en premie voor de verzekering voor loondoorbetaling bij ziekte. U kunt daarbij gebonden zijn aan een CAO.
De werkgeverslasten variëren per CAO en per uitvoeringsinstelling, maar bedragen al gauw circa 30% van het brutoloon. Voor de werknemer is er een groot verschil tussen het brutoloon en wat hij of zij netto in handen krijgt. De zogenoemde wig tussen de totale loonkosten voor de werkgever en de nettobeloning voor de werknemer is aanzienlijk.

Secundaire arbeidsvoorwaarden
Om uw werknemers aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden te bieden zonder dat de arbeidskosten onnodig oplopen, kunt u uw werknemers bepaalde (soms onbelaste) secundaire arbeidsvoorwaarden bieden. Uw AA-Accountant kent de actuele regels en informeert u hier graag over. Uiteraard kosten ook secundaire arbeidsvoorwaarden de werkgever geld. Deze voorwaarden zijn per CAO vastgelegd of bent u vrijwillig overeengekomen om de betreffende werknemer voor uw bedrijf aan te trekken of te behouden. Secundaire arbeidsvoorwaarden kunnen inhouden dat u als werkgever een deel van de premie van de pensioenregeling betaalt of dat u deelneemt aan een leerlingstelsel. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren ook vergoeding van reis-, studie- of telefoonkosten, werkkleding of kinderopvang.

Representatievergoeding
Om administratieve rompslomp te beperken, kunt u er van afzien de kleine kosten die de werknemers maken op declaratiebasis te vergoeden. In plaats daarvan kunt u een gemiddeld bedrag afspreken: representatievergoeding. Betaalt u echter niet meer dan het werkelijke bedrag, want dat beschouwt de fiscus als nettoloon. De werkgever moet daarover alsnog belasting betalen, terwijl de fiscus ook nog een boete kan opleggen. Die kosten kunnen over een aantal jaren genomen hoog oplopen, ook al vergoedt u maar €1,- per dag teveel. De vergoedingsregels veranderen regelmatig. De AA-Accountant kan u hierover uitvoerig adviseren.

Waarmee krijg ik te maken als mijn werknemer ziek wordt?
Als een van uw werknemers langdurig ziek blijft, moet u twee jaar lang minimaal 70% van het loon doorbetalen. Bij een eventuele CAO hebt u wellicht nog andere verplichtingen.

Reïntegratie
Volgens de Wet Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA) moeten werkgever en werknemer zich inspannen om ervoor te zorgen dat de zieke werknemer weer zo snel mogelijk aan het werk gaat. Als werkgever hebt u de plicht om uw zieke werknemer te laten reïntegreren, in uw eigen bedrijf of bij een andere werkgever. Wanneer u te weinig gedaan hebt om reïntegratie mogelijk te maken, kunt u verplicht worden om hem/haar langer door te betalen. De verplichtingen veranderen regelmatig en de gevolgen hiervan kunnen voor u als werkgever groot zijn.
Als de werknemer, ondanks alle inspanningen, na twee jaar niet meer (volledig) aan de slag kan, beoordeelt het UWV met de ‘poortwachtertoets’ of die inspanningen voldoende waren. Vervolgens bekijkt deze instantie met de werknemer wat hij of zij nog wél kan en stelt eventueel het recht op uitkering vast. De WIA voorziet in een regeling Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (WGA). De WGA maakt het financieel altijd lonend om (meer) te werken. Werknemers die vanaf 2006 volledig arbeidsongeschikt worden verklaard en geen of slechts een geringe kans op herstel hebben, krijgen een uitkering volgens de regeling Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten (IVA). U kunt het financiële risico van gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid van uw werknemers bij het UWV onderbrengen of het zelf dragen (en eventueel een polis afsluiten bij een private verzekeraar). U mag maximaal 50% van de WGA-premie verhalen op het nettoloon van uw werknemers. Zowel de WGA- als de IVA-uitkering bedraagt minder dan het laatst verdiende loon. Werknemers lopen dus een inkomensrisico. Wel kan een werknemer of de werkgever een WIA-gatverzekering sluiten.
Om het beroep op de WIA terug te dringen, zijn de regels de afgelopen jaren aangescherpt. Van werkgevers worden meer inspanningen geëist om zieke werknemers weer terug te leiden naar de arbeidsmarkt. Daarom is het goed te weten dat uw AA-Accountant u op dit gebied kan adviseren